Contracten en veiligheid

Aandachtspunten

• Het bieden van financiële of andere vormen van formele ondersteuning aan maatschappelijke organisaties en HRD’s kan risico’s met zich meebrengen voor de maatschappelijke organisaties zelf, het ambassadepersoneel en personen die hier op een andere wijze bij betrokken zijn.
• In bepaalde situaties kunnen maatschappelijke organisaties die financiële middelen uit buitenlandse bronnen ontvangen, met name rechtstreeks van buitenlandse autoriteiten, te maken krijgen met vijandige (re)acties.
• Het juist beheren van informatie over deze financiering is van groot belang om de veiligheid en het welzijn van alle betrokkenen te kunnen garanderen.

Tactieken om jezelf te beschermen

Analyseer de situatie, om zo een goede balans te vinden tussen transparantie en discretie.

De volgende vragen en aandachtspunten kunnen helpen bij deze analyse, die je het beste kunt uitvoeren samen met de partners van de maatschappelijke organisatie, voordat je een contract opstelt:

• Hoeveel informatie over het project moet er in het contract zelf worden opgenomen? Let op dat de gegevens die op IATI worden opgeslagen geen persoonlijke, financiële of andere gevoelige gegevens met betrekking tot het project bevatten.
• Wie kan het contract het beste ondertekenen namens de ondersteunde organisatie of instelling en zijn er eventueel risico’s verbonden aan het ondertekenen ervan? Zo ja, hoe kunnen deze risico’s worden verkleind?
• Welke platforms worden gebruikt voor het delen, ondertekenen en opslaan van het contract? Houd rekening met de tips met betrekking tot veilig online communiceren, het veilig delen van bestanden en het veilig opslaan en verwijderen van bestanden (kaarten 5, 6 en 7). Geef contracten alleen aan derden als en wanneer dit nuttig of noodzakelijk is.
• Welke informatie moet de ontvanger van de fondsen delen via rapportage? Welke informatie is mogelijk gevoelig en kan beter worden weggelaten of na verloop van tijd op een veilige manier worden verwijderd?